Gestión y Desarrollo del Capital Humano
COORDINACIÓN DE
REUNIONES EFECTIVAS
Objetivos del Módulo
El presente módulo tiene como objetivo, brindar una serie de elementos que ayuden a la organización de reuniones efectivas.
El material aquí concentrado, nos da algunas claves esenciales para poder diagnosticar la realidad de nuestras frecuentes reuniones de trabajo y nos brinda herramientas sencillas para proponernos una mejora cualitativa de las reuniones que periódicamente tenemos que llevar adelante en nuestra organización.
Finalmente, aborda el difícil tema de la participación en la toma de decisiones, enfrentándonos a los modernos esquemas organizativos flexibles y de alta participación.
La Reunión Una reunión es un encuentro programado entre varias o todas las personas que comparten total o parcialmente una tarea con objetivos explícitos que alcanzar.
El grupo es una poderosa herramienta para generar aprendizajes, coherencia dentro de un equipo de trabajo y compromisos con los objetivos.
El jefe o líder, dispone de distintos tipos de reuniones para potenciar esos procesos. Distinguirlas le permitirá planificarlas adecuadamente y no perder de vista sus objetivos.
Algunos de los tipos de reuniones que se pueden presentar son:
- Reuniones de información.
- Reuniones de análisis de problemas, casos y situaciones.
- Reuniones de toma de decisiones.
- Reuniones para monitorear y/o evaluar un proyecto.
- Reuniones de análisis y resolución de conflictos grupales.
Cada una de estas reuniones tiene sus particularidades, en el presente módulo sólo abordaremos principios generales de organización, a los que luego, deberán singularizar para cada tipo, adaptando sus contenidos y objetivos.
La Reunión en una Organización por Proyectos.
El modelo de trabajo por Proyectos exige a quien coordina estar continuamente uniendo y coordinando acciones. Las reuniones son casi el único modo en que se puede llegar a cada uno de los miembros del equipo de modo efectivo y eficiente y a su vez generar la integración de las partes que componen el Proyecto.
A medida que los Proyectos se van complejizando, se hace proporcionalmente más difícil, manejarse por contactos individuales.
Las reuniones son esenciales para constituir, conducir y monitorear un equipo de trabajo.
Las reuniones posibilitan cuatro procesos indispensables en todo Proyecto:
Análisis de problemas
Toma de decisiones grupales
Resolución grupal de problemas
Logro de consensos.
Quiénes integran una reunión.
Si bien las reuniones pueden ser de variado número de asistentes, hay un personaje fundamental a la hora de su organización. Estamos hablando del coordinador.
El coordinador de la reunión, que puede coincidir o no con el superior del grupo o el responsable del proyecto, tiene una función determinante para el éxito de dicha reunión.
Veremos ahora cuales son sus funciones.
Funciones del Coordinador de Reuniones
Las funciones del coordinador las podemos situar en tres ejes fundamentales:
En relación con el contenido de la reunión
En relación con los participantes, tenidos individualmente
En relación con el grupo, tenido como totalidad.
Veremos los principales puntos a tener en cuenta por el coordinador en cada uno de los ejes:
En relación con el contenido (Al principio de la reunión):
Expone el tema
Propone el plan de trabajo durante la reunión
Fija o recuerda el objetivo de la reunión.
(Durante la ejecución de la reunión)
Hace respetar el tema y el orden del día.
Va evaluando la marcha del plan de la reunión. Señala avances y bloqueos.
Formula las síntesis parciales y las conclusiones intermedias.
(Como individuos)
Pone orden y disciplina en el uso de la palabra. Evita monopolios y estimula a los silenciosos a participar.
Tiene en cuenta el tipo de rol y particularidades de los miembros del grupo.
Equilibra los momentos de discusión y los momentos de reflexión.
En relación con el grupo (como totalidad)
Mantiene la cohesión del grupo
Regula la confrontación entre subgrupos
Desarrolla climas grupales adecuados para la tarea y el grupo.
Rompe los bloqueos, parálisis grupales y las confrontaciones perjudiciales.
Como vemos, las funciones del coordinador son sumamente importantes y relevantes para el éxito de la reunión.
Sugerencias para el Coordinador de ReunionesA lo largo de las reuniones, el coordinador deberá tener en cuenta, más allá de las funciones antes descriptas, los siguientes puntos:
Asignar un tiempo para la presentación de los nuevos miembros.(cuando es necesario)
Hacer reconocimiento público (frente al grupo) de algún desempeño o logro destacado (individual o grupal).
Mantener al equipo informado de los últimos acontecimientos (buenas y malas noticias).
Mantener al equipo informado de las acciones y pensamientos de los clientes internos y externos.
Traer cada tanto alguna "voz" de afuera: un "top-manager" que exprese la importancia del Proyecto; un cliente que relate o exprese algún aspecto de sus necesidades o pensamientos; un especialista en algún punto del proyecto, etc.
Hacer un análisis prospectivo de tendencias y desarrollo futuro de la tarea.
Admitir a que se expongan más los miembros del equipo al permitirles informar, exponer o explicar, algún punto de importancia.
Lograr reconocimiento hacia el grupo y la tarea tratando de darla a conocer en la Organización (informativos internos, informes, etc.)
Insatisfacción en las
Reuniones de Trabajo
Cuando una reunión no ha sido organizada correctamente, o su desarrollo no ha sido coordinado satisfactoriamente, la sensación de los asistentes suele ser de insatisfacción.
Esta sensación será luego el principal obstáculo para futuras reuniones, ya que, sentado el precedente, se habrá generado un prejuicio muy negativo hacia las nuevas convocatorias.
Hay ciertos indicadores que nos alertan, a modo de sintomatología sobre la insatisfacción respecto de las reuniones de trabajo.
Principales Indicadores de insatisfacción
Los principales síntomas de insatisfacción se pueden sintetizar en esta enumeración:
No se persigue ninguna finalidad.
No hay un temario preestablecido.
No se respeta el temario, si lo hay.
Comienzan siempre más tarde de lo indicado.
Son demasiado largas
No están relacionadas con las tareas que se realizan.
El conductor de la reunión es ineficaz.
Hay escasa participación de los asistentes.
Unas pocas personas dominan la reunión.
Los asistentes no se han preparado para la reunión.
No se llega a ninguna decisión o conclusión.
No hay un seguimiento posterior.
Se divaga y se cae en reiteraciones.
Se introducen puntos que no figuraban en el temario.
Se discuten cuestiones secundarias o colaterales.
Están ausentes ciertas personas claves.
Hay demasiados asistentes.
No se ha invitado a las personas que correspondía.
La reunión se fijó con poco tiempo de antelación o de forma apurada.
Los asistentes no sabían que se pretendía de ellos.
Hubo demasiadas interrupciones.
Las medidas ya se han decidido de antemano antes de la reunión.
Cuando Ud., como responsable de la reunión, detecte que alguno de estos indicadores se manifiesta, al menos como sensación, en los asistentes, sabrá que la evaluación sobre la reunión, será negativa. Deberá, entonces, arbitrar las medidas correctivas, en lo posible durante el desarrollo mismo de la reunión, para corregir su rumbo.
Cuestionario sobre SíntomasSi se propusiera chequear con los participantes la productividad y calidad de las reuniones de trabajo, podría entregarles para responder un cuestionario con la lista de los principales problemas que influyen para que las reuniones no sean efectivas. Está lista, traducida en preguntas, es la siguiente:
- ¿Comprendió bien la finalidad de la reunión?
- ¿Le avisaron con dos días de anticipación, por lo menos, sobre la realización de la reunión?
- ¿Se había establecido un temario para la reunión?
- ¿Lo debatido en la reunión tenía relación con su trabajo?
- ¿La reunión comenzó a la hora fijada?
- ¿Hubo muchas interrupciones?
- ¿Estaba usted preparado para lo que se iba a exponer?
- ¿La reunión se ajustó al temario?
- ¿Hubo una adecuada participación de todos?.
- ¿Duró demasiado?
- ¿Se encontraban presentes las personas adecuadas?
- ¿Se tomaron medidas adecuadas después de la reunión?.
- ¿Fue bien conducida la reunión?
- ¿Se alcanzaron los objetivos propuestos?.
Pasos en la organización de
Reuniones efectivas
Existen seis momentos a tener en cuenta en la organización y evaluación de reuniones; en cada uno de esos momentos, una serie de pasos a cumplir o preguntas a responder, que ayudan a organizar correctamente una reunión, estos son:
Antes de la Reunión:
Está reunión ¿es realmente útil?
¿No se puede reemplazar esta reunión por otro medio?
¿Para qué se hace esta reunión?
En la preparación de la Reunión:
¿Cuáles son los objetivos de la reunión?
Encontrar un título general para la reunión
Elegir a los participantes
Planificar el desarrollo de la reunión, punto por punto y con tiempos estimados para cada uno.
Comunicar y motivar a los participantes.
Al iniciar la Reunión:
Presentar a los participantes (si no se conocen)
Poner cómodos a los participantes
Presentar el tema de la reunión.
Fijar los objetivos de la reunión.
Definir claramente los métodos de trabajo.
Definir el tiempo de la reunión.
Designar un secretario.
Durante el desarrollo de la Reunión:
Ayudar al grupo a definir bien los problemas.
Ayudar al grupo a progresar en su marcha.
Reformular los puntos que así lo merezcan.
Al cierre de la Reunión:
Proceder al análisis de la reunión.
Explotar los resultados de la reunión, hacer hincapié en los logros obtenidos.
Fijar fecha para la nueva reunión (si fuera necesario).
Con posterioridad a la Reunión:
Redactar una síntesis o minuta con las conclusiones y decisiones tomadas.
Enviar la síntesis a todos los participantes.
Hacer seguimiento de las tareas pautadas durante la reunión.
Como habíamos adelantado, muchas de las reuniones que se realizan, no resultan útiles y no son percibidas como válidas por los miembros de la organización o el grupo de trabajo.
Otros factores que deben ser tenidos en cuenta a la hora de convocar a una reunión, para que ésta sea productiva, son los siguientes:
Aclarar su finalidad:
Una reunión es eficaz cuando alcanza la finalidad que se ha propuesto. Lo peor que se puede hacer es convocar a una reunión sin saber qué se pretende lograr con ella.
Algunas de las reuniones podrían evitarse si uno aprendiera a tomar ciertas decisiones sin realizar una reunión, o si en lugar de convocar al equipo para tratar temas que competen al plano individual, lo hiciera en el ámbito correspondiente.
Por ello, es conveniente preguntarse antes de realizar una reunión: ¿Podría lograr el mismo resultado por otros medios? ¿Merece este problema que se efectúe una reunión? ¿No existe otra opción? Un organizador muy útil para reflexionar sobre el potencial de la reunión consiste en tener en cuenta las siguientes preguntas:
Finalidad: ¿Cuál es el propósito de la reunión?
Asistentes: ¿Quiénes deben asistir y cuál será su aporte?
Plan: Temario, secuencia, resultados buscados, tiempo necesario, recursos o materiales necesarios.
Organización: Lugar, fecha, horario de iniciación, finalización, instrucciones, logística.
En cuanto a los asistentes, se debe elegir con cuidado a quién se convoca. Se debe invitar sólo a aquellos cuya presencia sea indispensable. Toda persona adicional aumentará la confusión y las probabilidades de que no sea factible respetar el temario.
Es importante tratar de reducir al mínimo la cantidad de asistentes. En reuniones en que deben decidirse medidas concretas el número indicado es de cinco a ocho participantes.
Hay estudios que demuestran que con más de ocho integrantes es difícil adoptar medidas o tomar decisiones.
Resulta interesante pensar en una fórmula matemática que plantea que las interacciones posibles en un grupo están en función de la cantidad de personas. Por ejemplo; si las personas son tres, las interacciones potenciales son seis; si son cuatro la cifra es de doce; y si son diez llegan a noventa.
Cuanto mayor sea la cantidad de los presentes, más lenta será la reunión, por el sólo hecho del volumen de interacciones entre ellos. En el siguiente gráfico se ilustran las interacciones potenciales entre tres y cuatro personas.
Entradas
0 comentarios:
Publicar un comentario en la entrada